Whistleblowing-Management-Verfahren

• der Anwendungsbereich des Dokuments und das Meldeverfahren festgelegt;


• die Personen bestimmt, die Meldungen erstatten können;


• der Umfang des Verhaltens, der Ereignisse oder Handlungen beschrieben, die Gegenstand der Meldung sein könnten;


• Meldekanäle bestimmt;


• die allgemeinen Grundsätze und Regeln bestimmt und vorgeschrieben, die den Meldevorgang sowie die Konsequenzen bei etwaigen Verstößen bei der Nutzung dieser eingerichteten Kanäle regeln;


• der Prozess der Abwicklung der Meldung in seinen einzelnen Schritten festgelegt. Dabei werden Rollen, Verantwortlichkeiten, Vorgehensweisen und eingesetzte Mittel festgelegt.

Der Hinweisgeber:

Der Mittler:

Die betroffene Person:

Der Meldestellen-Beauftragte:

1. Verstöße, die in den Anwendungsbereich der Rechtsakte der Europäischen Union oder der Einzelstaaten fallen, die im Anhang dieser Richtlinie benannt sind, bzw. in den Anwendungsbereich nationaler Rechtsakte zur Umsetzung der im Anhang der Richtlinie (EU) 2019/1937 aufgeführten Akte der Europäischen Union fallen, auch wenn sie nicht im Anhang zu diesem Dekret aufgeführt sind und folgende Bereiche betreffen:
   
   
   
   • öffentliches Auftragswesen;
   
   
   • Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
   
   
   • Produktsicherheit und -konformität; Verkehrssicherheit;
   
   
   • Umweltschutz;
   
   
   • Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit;
   
   
   • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz;
   
   
   • öffentliche Gesundheit;
   
   
   • Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.
   
   


2. Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Union im Sinne von Artikel 325 AEUV sowie gemäß den genaueren Definitionen in einschlägigen Unionsmaßnahmen;


3. Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV, einschließlich Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen, sowie Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuer-Vorschriften verletzen oder in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des geltenden Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft;


4. Handlungen oder Verhaltensweisen, die dem Ziel oder dem Zweck der Vorschriften der Rechtsakte der Union und der Bereiche, die in den sachlichen Anwendungsbereich gemäß Artikel 1, 2 und 3 fallen, zuwiderlaufen.

• Bestechung und/oder Bestechlichkeit sowie Missstände in der Verwaltung, Machtmissbrauch oder Machtüberschreitung;


• wiederholte Nichteinhaltung von Fristen für den Abschluss von Verwaltungsmaßnahmen oder Unregelmäßigkeiten in der Verwaltung und bei der Einhaltung von Buchführungs- und Steuervorschriften oder bei der Erstellung von Jahresabschlüssen;


• Rechtsverstöße im Bereich Umwelt, Sicherheit am Arbeitsplatz und Überprüfungen;


• irreguläre Beschäftigungen;


• Handlungen, die dazu geeignet sind, Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden zu behindern (z. B. unterlassene Aushändigung von Unterlagen, Vorlage falscher oder irreführender Informationen);


• Versprechen oder Bieten von Geld, Waren oder Dienstleistungen oder andere Vorteile, die auf die Bestechung von Lieferanten abzielen;


• Kunden oder Handlungen, die dem Image von Alimac schaden könnten.

• das Verwenden von beleidigenden Äußerungen;


• die Abgabe von Meldungen mit dem einzigen Zweck, Personen zu diffamieren oder zu verleumden;


• die Abgabe von Meldungen, die sich ausschließlich auf die Privatsphäre beziehen und in keinem direkten oder indirekten Zusammenhang mit der Arbeit und/oder Berufstätigkeit der gemeldeten Person stehen;


• die Abgabe von Meldungen mit dem einzigen Zweck, der gemeldeten Person Schaden zufügen zu wollen.

• eine ausdrückliche Einwilligung des Hinweisgebers zur Offenlegung seiner Identität vorliegt;


• ein Urteil bezüglich der strafrechtlichen Verantwortlichkeit des Hinweisgebers für Verleumdung oder Diffamierung bzw. für Straftaten vorliegt, die im Rahmen der Meldung oder seiner zivilrechtlichen Haftung aus demselben Rechtsgrund bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit begangen wurden;


• die Anonymität gesetzlich nicht durchsetzbar ist und die Identität des Hinweisgebers von der Justizbehörde im Rahmen von Ermittlungen (straf-, steuer- oder verwaltungsrechtlicher Art) oder Untersuchungen durch andere Behörden aufgrund selbiger Meldung gefordert wird.

• allgemeine Angaben zur hinweisgebenden Person (Hinweisgeber) unter Anführung ihrer Position oder ausgeübten Funktion, sofern die Meldung nicht anonym erfolgt;


• eine klare und vollständige Beschreibung des gemeldeten Sachverhalts sowie, falls bekannt, die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen der Sachverhalt stattfand. Dabei soll, wo dies möglich ist, das allgemeine Interesse an der Integrität von Alimac (Gegenstand) hervorgehoben werden;


• falls bekannt, Informationen oder Umstände (wie die Qualifikation und der Aufgabenbereich, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird) die eine Identifizierung der Person/-en (Organe von Alimac, Mitarbeiter, Führungskräfte, externe Mitarbeiter von Alimac oder Dritte, mit denen Alimac zusammenarbeitet oder Handels- oder Geschäftsbeziehungen unterhält) ermöglichen, die den gemeldeten Sachverhalt begangen hat/haben (gemeldete und sonstige beteiligte Personen).

• die Angabe zu eventuellen anderen Personen, die über sachdienliche Informationen zum gemeldeten Sachverhalt verfügen;


• die Angabe von eventuellen Dokumenten, die die Richtigkeit dieser Tatsachen bestätigen;


• alle sonstigen Informationen, die nützliche Hinweise für das Vorliegen der gemeldeten Tatsachen oder des gemeldeten Sachverhalts geben können;


• Hinweise auf eventuelle private Interessen im Zusammenhang mit der Meldung. Der Hinweisgeber kann etwaige Unterlagen beifügen, die zur besseren Dokumentation der Meldung nützlich sein könnten.

Um die Meldung von Missständen zu vereinfachen, wurden folgende Kanäle eingerichtet:

• Meldung über die Whistleblowing-Plattform (nachfolgend: die „Software“) als bevorzugter Meldekanal, über den auf digitale Weise die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gemäß den Vorschriften sichergestellt und über folgende Internetadresse erreichbar ist:
  https://alimacsrl.segnalazioni.eu

Während des gesamten Verfahrens ist die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und des Mittlers (falls vorhanden) ab dem Zeitpunkt der Meldung und in jeder darauffolgenden Phase garantiert.
Zu diesem Zweck und in Übereinstimmung mit der bestehenden Rechtsvorschrift hat Alimac mit diesem Verfahren folgende Sachverhalte formalisiert:

• Schutz der Privatsphäre des Hinweisgebers und des Mittlers (falls vorhanden);


• Verbot der Diskriminierung des Hinweisgebers und anderer Personen (falls vorhanden).

Die Nutzung der Software gewährleistet den vollständigen Schutz der Privatsphäre des Hinweisgeber, da nur der Meldestellen-Beauftragte Zugriff auf die Meldung hat.

Erfolgen Meldungen auf eine andere Weise, müssen die Adressaten die Meldung, nachdem sie sie erhalten haben, sofort an den Meldestellen-Beauftragten weiterleiten, der alle Informationen über die IT-Plattform eingibt und anschließend den Hinweisgeber darüber in Kenntnis setzt.

Nach einem eventuell gegen die gemeldete Person eingeleiteten Disziplinarverfahren stellt sich der Schutz des Hinweisgebers folgendermaßen dar:

• beruhen die behaupteten Tatsachen auf Ermittlungen, die unabhängig von der Meldung und ergänzend zu dieser durchgeführt wurden, auch wenn sie nach der Meldung erfolgten, darf die Identität des Hinweisgebers nicht offenbart werden;


• beruhen die behaupteten Tatsachen ganz oder teilweise auf der Meldung, kann die Identität des Hinweisgebers gegenüber der/den Person/en offenbart werden, die an der Meldung beteiligt sind, sofern gleichzeitig zwei Bedingungen eintreten:
  
  
  • die Einwilligung des Hinweisgebers;
  
  
  • die nachweislich bestehende Notwendigkeit seitens der gemeldeten Person, den Namen des Hinweisgebers zu erfahren, damit er sein Recht auf Verteidigung vollständig ausüben kann.
  
  

Der Hinweisgeber darf nicht mit einer Strafe belegt, entlassen oder mit irgendeiner Art direkter oder indirekter diskriminierenden Maßnahme belegt werden, die sich direkt oder indirekt wegen der Meldung auf die Arbeitsbedingungen auswirken.

Unter diskriminierenden Maßnahmen sind zu verstehen: unbegründete Disziplinarmaßnahmen, Belästigungen am Arbeitsort, etwaige Änderungen der Aufgaben oder der Arbeitsstätte oder sonstige Verschlechterungen der Arbeitsbedingungen, die als eine Art Repressalie wegen der Meldung zu verstehen sind. Der Hinweisgeber, der behauptet, wegen der Hinweisgabe diskriminiert worden zu sein, muss dies dem Meldestellen-Beauftragten ausführlich mitteilen.

Der Hinweisgeber, der behauptet, diskriminiert worden zu sein, kann gegen die diskriminierende Person und auch gegen Alimac rechtliche Schritte einleiten, sofern Alimac aktiv an der Diskriminierung teilgenommen hat. Es wird darauf hingewiesen, dass das Gesetz die Umkehr der Beweislast vorsieht. Es liegt also an Alimac, nachzuweisen, dass die Änderungen an den Arbeitsbedingungen des Hinweisgebers nicht auf die Erstattung der Meldung zurückzuführen sind.

Die in diesem Abschnitt beschriebenen Schutzmaßnahmen gelten auch für Dritte, die eventuell an der Meldung beteiligt sind, wie zum Beispiel:

• Dritte, die den Hinweisgeber während des Meldevorgangs unterstützt haben (sogenannte Mittler);


• Personen aus demselben Arbeitsumfeld des Hinweisgebers und die mit ihm durch eine feste emotionale oder verwandtschaftliche Beziehung verbunden sind;


• Kollegen des Hinweisgebers, die mit ihm im selben Arbeitsumfeld zusammenarbeiten und die eine gewohnheitsmäßige und gegenwärtige Beziehung zu ihm haben.

Um nachteilige Konsequenzen zu vermeiden, auch wenn sie sich nur auf den Ruf innerhalb des Arbeitsumfelds beziehen, ist der Schutz des Hinweisgebers (siehe Abschnitt „Schutz des Hinweisgebers“) auch der gemeldeten Person zu gewähren, da ihr besondere Rücksicht bei der Erstattung der Meldung gegenüber Dritten zukommt. Der Schutz der gemeldeten Person gilt vorbehaltlich der Rechtsvorschriften, die eine Verpflichtung zur Mitteilung des Namens der gemeldeten Person vorsehen, die im Verdacht steht, für den Verstoß verantwortlich zu sein.

Es sei außerdem darauf hingewiesen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Hinweisgeber, der gemeldeten Personen und aller von der Meldung betroffener Personen im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften erfolgt.

Personenbezogene Daten, die offenkundig nicht für die Verarbeitung einer spezifischen Meldung erforderlich sind, werden nicht erhoben oder werden nach einer unbeabsichtigten Erhebung sofort gelöscht.

Alle an der Verwaltung der Meldungen beteiligte Personen erhalten eine besondere Genehmigung und Schulung, wie dies durch Artikel 29 und 32 der DSGVOvorgesehen ist.

Externe Personen, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit den Meldungen erbringen (z. B. Plattform- oder E-Mail-Anbieter) werden gemäß Art. 28 der DSGVOzu Auftragsverarbeitern bestimmt. Diese Personen sind verpflichtet, Garantien hinsichtlich der Umsetzung angemessener Sicherheitsvorkehrungen zu bieten, die im Einklang mit Art. 32 der DSGVOstehen, und ein angemessenes Niveau der Einhaltung der bestehenden Vorschriften im Zusammenhang mit der Verarbeitung sicherzustellen.

Die DSGVO sieht vor, dass nationales Recht den Umfang der Verpflichtungen des Verantwortlichen der Datenverarbeitung sowie die allgemein anerkannten Rechte der betroffenen Personen in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in einigen Sonderfällen beschränken kann (siehe Kapitel III der DSGVO).

Der Hinweisgeber kann das Recht auf Zugang zu den eigenen Daten, Berichtigung oder Vervollständigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ausüben, indem er sich direkt an den Meldestellen-Beauftragten auf dieselbe Weise wendet, wie er die Meldung erstattet hat.

Gemäß Art. 77 der DSGVO hat der Hinweisgeber außerdem das Recht, gegenüber der Behörde für den Schutz personenbezogener Daten Beschwerde zu erheben, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung gegen die oben genannte Verordnung verstößt.

Die Ausübung der Rechte gemäß KAPITEL III der DSGVO durch sonstige Betroffene, wie die gemeldete Person oder andere beteiligte Personen, kann verzögert, beschränkt oder ausgeschlossen werden, falls sie eine tatsächliche und konkrete Gefährdung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers darstellt.

In solchen Fällen können diese Personen die oben genannten Rechte über den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in NRW ausüben.

Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Sobald die Meldung über die hier vorgesehenen Kanäle eingegangen ist, unterteilt sich ihre Bearbeitung in vier Phasen:

1. Protokollierung und Verwahrung;


2. Prüfung;


3. Ermittlung und Mitteilung des Ergebnisses;


4. Archivierung.

Erfolgt die Meldung über die Software, sorgt diese selbst für eine vollständige und vertrauliche Protokollierung von Meldungen in Übereinstimmung mit den einschlägigen Vorschriften.

Erfolgt die Meldung in Papierform oder über andere Mittel, veranlasst der Beauftragte die Eingabe der erfolgten Meldung in die Software. Dabei gibt er in das Feld Anmerkungen, den Tag und die Uhrzeit der Meldung ein und sorgt für das Hochladen der Beweismittel.

Ziel der vorbereitenden Prüfung ist es, die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung zu überprüfen.

Zu diesem Zweck prüft der Meldestellen-Beauftragte den Inhalt der Meldung und bewertet diesen:

• Wird sofort festgestellt, dass die Meldung offensichtlich unbegründet ist, wird sie unverzüglich archiviert und wenn möglich, der Hinweisgeber darüber informiert.


• Ist die Meldung nicht hinreichend begründet, werden, wenn möglich, zusätzliche Informationen vom Hinweisgeber angefordert. Wenn es nicht möglich ist, ausreichende Informationen zu sammeln, um die Meldung zu untermauern und die Untersuchung einzuleiten, wird sie archiviert und falls möglich, der Hinweisgeber darüber informiert.


• Scheint die Meldung mit aussagekräftigen und übereinstimmenden Beweisen untermauert zu sein, wird mit den Ermittlungsschritten fortgefahren.

Bei der vorbereitenden Prüfung handelt es sich um eine Reihe von Tätigkeiten, die darauf abzielen, den Inhalt der eingegangenen Meldungen zu überprüfen und nützliche Elemente für die anschließende Bewertungsphase zu erhalten, wobei die Identität des Meldenden und der Inhalt der Meldung vertraulich behandelt werden.

Hauptziel der Ermittlung ist es, den Wahrheitsgehalt der zur Untersuchung vorgelegten Informationen zu überprüfen und eine genaue Beschreibung des festgestellten Sachverhalts durch Prüfungsverfahren und objektive Ermittlungstechniken zu liefern.

Bei der für die Ermittlung beauftragten Person handelt es sich um den Meldestellen-Beauftragten.

Es ist die Pflicht eines jeden, mit der für die Ermittlungen beauftragten Person während der Durchführung zusammenzuarbeiten.

Über jede Ermittlung erstellt der Beauftragte einen Abschlussbericht, der mindestens Folgendes enthält:

• den festgestellten Sachverhalt;


• die gesammelten Beweise;


• die Ursachen und Mängel, die das Auftreten der gemeldeten Situation ermöglicht haben.

Stellt der Meldestellen-Beauftragte nach Abschluss der Ermittlungen fest, dass die eingegangene Meldung unbegründet ist, wird diese archiviert und falls möglich, der Hinweisgeber darüber informiert.

Wenn sich die Meldung als begründet erweist, setzt der Meldestellen-Beauftragte die zuständigen Personen des Betriebs darüber in Kenntnis (HR und/oder Geschäftsführer, je nach Schweregrad der Meldung), um die notwendigen und am besten geeigneten Milderungs- und/oder Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Er übermittelt das Ergebnis der Ermittlungen der HR-Abteilung zwecks etwaiger Einleitung von Disziplinarverfahren, die darauf ausgerichtet sind, gegebenenfalls Disziplinarstrafen zu verhängen, die im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften stehen.

Bei begründeten Meldungen, die ein oder mehrere Mitglieder der Geschäftsführung betreffen, bestimmt der Meldestellen-Beauftragte eine aus dem Organigramm von Alimac aufgeführte nicht beteiligte Person, die für die internen Verwaltungsprozesse als am geeignetsten befunden wird.

Was die Verwaltung des entsprechenden Disziplinarverfahrens und die etwaig verhängbaren Strafen anbelangt, wird auf das Disziplinarsystem von Alimac und auf die geltenden gesetzlichen Bestimmungen verwiesen.

Um die Rückverfolgbarkeit, Vertraulichkeit, Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit von Daten während des gesamten Prozesses zu gewährleisten, werden die Dokumente in digitaler Form über die Software gespeichert und archiviert. Eventuell ist dies auch über passwortgeschützte Netzwerkordner möglich oder in Papierform, wobei die Daten in einem dafür vorgesehenen Sicherheitsschrank aufbewahrt werden müssen, der sich an der Zustellungsanschrift des Meldestellen-Beauftragten befindet, und der nur von für diesen Zweck speziell autorisierten und instruierten Personen zugänglich ist.

Alle Unterlagen werden, vorbehaltlich weiterer gesetzlicher Fristen in den ausdrücklich vorgesehenen Fällen, für 5 Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt.

Die vorgesetzte Stelle stellt sicher, dass diese Unterlagen keine Bezüge zur Identität des Hinweisgebers und der gemeldeten Person und auch keine sonstigen impliziten Bezüge beinhalten, die zweifelsfrei Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zulassen. Der Abschlussbericht wird an den Geschäftsführerübermittelt und/oder mit ihm geteilt, der die beteiligten Unternehmensabteilungen informiert, wenn die Einleitung von Disziplinarmaßnahmen erforderlich ist.

Was die Verwaltung des entsprechenden Disziplinarverfahrens und die etwaig verhängbaren Sanktionen anbelangt, wird auf das Disziplinarsystem von Alimac verwiesen.

Der Meldestellen-Beauftragte legt gegenüber dem Geschäftsführer mit dem entsprechenden jährlichen Bericht über die Anzahl der erhaltenen Meldungen und über ihren Bearbeitungsstand Rechenschaft ab und stellt dabei sicher, dass diese Dokumentation keine Bezüge zur Identität des Hinweisgebers und der gemeldeten Person, noch sonstige implizite Bezüge enthält, die zweifelsfrei Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zulassen könnten.

Die Nichtbeachtung des beschriebenen Verfahrens bringt für die beteiligten Personen die Anwendung des einschlägigen Disziplinarsystems mit sich, das in jedem Fall mit dem einschlägigen Gesetz und den einschlägigen Rechtsvorschriften im Einklang steht, sofern die Zuwiderhandlung keine strafrechtliche Verfolgbarkeit begründet.